AI Process Transformation · Managed Order Intake

Aufträge aus E-Mail, PDF und Excel geprüft ins ERP – Ihr Team bearbeitet nur noch Ausnahmen.

Efficiencer übernimmt den Workflow vom eingehenden Kundenauftrag bis zum validierten ERP-Vorgang. KI erfasst variable Dokumente und Nachrichten, feste Regeln sichern kritische Prüfungen ab, und Ihre Mitarbeitenden entscheiden nur dort, wo wirklich Beurteilung nötig ist.

Für Komponentenhersteller und technische Großhändler, deren Kunden in eigenen Formaten bestellen.

20-minütiges Workflow-Fit-Gespräch anfragen

Unverbindlich und ohne Produktdemo. Eine kurze Beschreibung Ihres heutigen Auftragseingangs genügt.

Der Engpass liegt häufig vor dem ERP

Ihr ERP kann strukturierte Aufträge verarbeiten. Kunden senden Bestellungen jedoch per E-Mail, als PDF oder Excel-Datei, über Portale und in eigenen Formaten.

Dann beginnt die manuelle Arbeit:

• Kunden, Artikel und Lieferadressen zuordnen
• Preise, Mengen, Rabatte und Liefertermine prüfen
• fehlende oder widersprüchliche Angaben klären
• Daten in das ERP übertragen
• Sonderfälle an die richtige Person weiterleiten
• Rückfragen, Korrekturen und Bearbeitungsstände nachvollziehen

Solange diese Arbeit von Erfahrung, Copy-and-paste und persönlichen Postfächern abhängt, wächst der Aufwand mit dem Auftragsvolumen. Fehler, Rückfragen und Rückstände werden zum operativen Risiko.

Vom Kundenauftrag zum validierten ERP-Vorgang

Efficiencer transformiert und betreibt einen klar abgegrenzten Workflow:

1. Eingang erfassen — Bestellungen aus E-Mail, PDF, Excel, CSV oder vereinbarten Portalen werden zentral aufgenommen.
2. Inhalte verstehen — Kunden-, Artikel-, Mengen-, Preis-, Adress- und Lieferdaten werden aus dem jeweiligen Format strukturiert.
3. Geschäftsregeln prüfen — Die Daten werden mit Stamm- und Bewegungsdaten sowie vereinbarten Regeln abgeglichen.
4. ERP-Vorgang vorbereiten oder anlegen — Vollständige, eindeutige Routinefälle werden über die vereinbarte Schnittstelle verarbeitet.
5. Ausnahmen gezielt vorlegen — Unklare, widersprüchliche oder freigabepflichtige Fälle gelangen mit Kontext zur zuständigen Person.
6. Ergebnis dokumentieren — Verarbeitung, Prüfungen, Freigaben und Fehlerpfade bleiben nachvollziehbar.

Automatisiert, wo die Entscheidung eindeutig ist

Typische Routinefälle haben einen eindeutig zugeordneten Kunden und eine bekannte Lieferadresse, gültige Artikel und Mengeneinheiten, regelkonforme Preise und Rabatte, vollständige Pflichtangaben und einen Lieferwunsch innerhalb definierter Grenzen.

Unbekannte Kunden, widersprüchliche Artikelangaben, Preisabweichungen, ungewöhnliche Konditionen, fehlende Daten und freigabepflichtige Fälle werden bewusst an Mitarbeitende übergeben.

Das Ziel ist nicht, jede Entscheidung an eine KI abzugeben. Das Ziel ist, eindeutige Arbeit zuverlässig zu erledigen und riskante Ausnahmen sichtbar zu machen.

Kein isoliertes KI-Projekt, sondern ein betriebener Prozess

Messbare operative Ergebnisse

Vorher und nachher werden die relevanten Kennzahlen betrachtet: Durchlaufzeit, manueller Aufwand, Fehler, Rückfragen, Rückstände und korrekt abgeschlossene Aufträge. Der Nutzen soll im Prozess sichtbar werden, nicht in einer KI-Demo.

Integration statt Systemwechsel

Efficiencer ergänzt Ihre bestehende ERP-, CRM- und Dokumentenlandschaft. Sie müssen Ihr zentrales Geschäftssystem nicht ersetzen.

Kontrollierte Automatisierung

KI interpretiert variable Eingaben. Deterministische Regeln schützen kritische Prüfungen. Mitarbeitende behalten die Entscheidungen, die Kontext, Freigabe oder Beurteilung erfordern.

Laufende Betriebsverantwortung

Nach dem Start endet die Arbeit nicht. Efficiencer überwacht den Workflow, untersucht Fehler, pflegt Integrationen und passt Regeln an, wenn Formate oder Anforderungen sich ändern.

Transparente Steuerung

Prüfschritte, Berechtigungen, Freigabegrenzen, Protokolle und Fallback-Pfade werden definiert. So bleibt nachvollziehbar, was automatisch verarbeitet wurde und warum ein Fall eskaliert ist.

Woran wir den Erfolg messen

Die passende Zielgröße hängt von Ihrem Prozess ab. Typische Messgrößen sind:

• Bearbeitungszeit pro Auftrag
• Anteil der Aufträge ohne manuelle Dateneingabe
• Anteil korrekt abgeschlossener Routinefälle
• Zahl der Rückfragen und Korrekturen
• Fehler- und Nacharbeitsquote
• Rückstand in Normal- und Spitzenzeiten
• Zeit bis zur Auftragsbestätigung

Im ersten Assessment wird eine belastbare Ausgangslage festgelegt. Erst danach werden Zielwerte und Pilotumfang vereinbart.

Der nächste Schritt ist ein Fit-Gespräch, keine Produktdemo

In 20 Minuten klären wir gemeinsam:

• Volumen, Formate und heutige Bearbeitung
• beteiligte Systeme und manuelle Übergaben
• Regeln, Ausnahmen und notwendige Freigaben
• operative Folgen von Fehlern oder Verzögerungen
• Prozessverantwortung und ein mögliches Zielbild

Sie brauchen keine Präsentation vorzubereiten. Eine konkrete Beschreibung des heutigen Ablaufs genügt.

Am Ende gibt es eine klare Einordnung:

• derzeit nicht geeignet,
• eine Information oder verantwortliche Person fehlt noch, oder
• qualifiziert für den 90-minütigen Workflow Opportunity Workshop.

Nur bei ausreichendem Potenzial: der 90-minütige Workshop

Der kostenlose Workflow Opportunity Workshop ist der qualifizierte zweite Schritt. Er ist nicht frei buchbar, sondern folgt auf ein positives Fit-Gespräch.

Gemeinsam mit der Prozessverantwortung und—je nach Systemlandschaft—IT oder ERP-Verantwortung werden der heutige Ablauf und die wichtigsten Ausnahmen abgebildet, Automatisierungsgrenzen festgelegt, verfügbare Daten und Integrationswege eingeordnet sowie Ausgangskennzahlen, Risiken und Verantwortlichkeiten geklärt.

Wenn der wirtschaftliche und technische Fall trägt, kann anschließend ein bezahltes Workflow Assessment folgen. Dieses kostet je nach Umfang typischerweise 3.000 bis 8.000 Euro und liefert Zielprozess, Business Case, Risiken, Erfolgskriterien und einen belastbaren Pilotumfang.

Häufige Fragen

Ersetzt Efficiencer unser ERP?

Nein. Der Ansatz verbessert den Workflow rund um Ihre bestehende ERP-, CRM- und Dokumentenlandschaft. Welche Integrationsmöglichkeit geeignet ist, wird anhand Ihres konkreten Systems geprüft.

Werden alle Aufträge vollautomatisch gebucht?

Nur eindeutige Fälle innerhalb vereinbarter Regeln sollen ohne manuelle Eingabe verarbeitet werden. Unklare, widersprüchliche, risikoreiche oder freigabepflichtige Fälle werden bewusst an Mitarbeitende übergeben.

Ist das Angebot an ein bestimmtes ERP gebunden?

Nein. Die Eignung hängt weniger vom Produktnamen als von verfügbaren Schnittstellen, Datenqualität und einem stabilen Zielprozess ab. Das Fit-Gespräch klärt, ob eine belastbare Integration realistisch ist.

Was bedeutet „Managed AI Operations“ konkret?

Efficiencer liefert nicht nur eine einmalige Automatisierung. Zum Betriebsmodell gehören Überwachung, Fehleranalyse, Pflege der Integrationen, Qualitätskontrolle, Reporting und Anpassung, wenn Eingangsformate oder Regeln sich verändern.

Was passiert mit sensiblen Kunden- und Auftragsdaten?

Datenflüsse, Berechtigungen, Protokollierung, Aufbewahrung und technische Betriebsoptionen werden vor einer Umsetzung geklärt. Es gibt keine pauschale Architektur: Die Lösung muss zu Ihren Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen passen.

Kann ich den 90-minütigen Workshop direkt buchen?

Nein. Der Workshop ist der kostenlose zweite Schritt für Workflows, bei denen nach dem 20-minütigen Gespräch ausreichendes operatives und wirtschaftliches Potenzial erkennbar ist. So bleibt er für beide Seiten konkret und entscheidungsorientiert.

Finden wir in 20 Minuten heraus, ob Ihr Auftragseingang passt

Wenn Kundenaufträge regelmäßig aus E-Mail, PDF oder Excel in Ihr ERP übertragen und geprüft werden müssen, reicht eine kurze Beschreibung für den ersten Schritt.

Workflow-Fit-Gespräch anfragen

20 Minuten. Keine Vorbereitung außer Ihrer Prozessbeschreibung. Klare Einordnung statt Standarddemo.